BERITA NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
PERATURAN KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 16 TAHUN 2007
TENTANG
TATA NASKAH DI LINGKUNGAN
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA,Menimbang: bahwa guna pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan peranan Kepolisian Negara Republik Indonesia, khususnya dalam rangka penyelenggaraan tata naskah perlu menetapkan Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia tentang Tata Naskah di Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia;
Mengingat: 1. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 2, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4168);
2. Keputusan Presiden Nomor 70 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepolisian Negara Republik Indonesia;
MEMUTUSKAN:Menetapkan: PERATURAN KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TENTANG TATA NASKAH DI LINGKUNGAN KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:
1. Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat Polri.
2. Naskah adalah semua jenis tulisan dinas, baik yang bersifat konsep maupun yang sudah berwujud surat, buku, brosur, atau gambar.
3. Tata Naskah yang selanjutnya disebut Takah adalah rangkaian kegiatan administrasi umum untuk memproses, mengolah, mengendalikan/mengawasi suatu persoalan dan/atau kegiatan yang memerlukan proses tindak lanjut secara kronologis dalam sebuah berkas Map Takah.
4. Map Tata Naskah yang selanjutnya disebut MT adalah map untuk memberkas suatu persoalan yang ditakahkan yang pada halaman depan berisi kolom keterangan, bagian sisi kiri dalam tempat Lembar Catatan, dan bagian sisi kanannya tempat memberkas naskah.
5. Lembar Catatan yang selanjutnya disebut LC adalah lembaran untuk mencatat semua persoalan yang terkandung dalam naskah yang diberkas serta catatan dan atau disposisi tindakan sebagai komunikasi antar pejabat yang terlibat dalam proses Takah tersebut.
6. Buku Daftar Pembukaan Takah yang selanjutnya disebut BDPT adalah buku yang berfungsi untuk mencatat naskah yang akan diproses dengan Takah.
7. Kartu Pemeriksaaan Peredaran Takah yang selanjutnya disebut KPPT adalah kartu yang digunakan untuk mencatat dan mengendalikan peredaran Takah.
8. Buku Ekspedisi Takah yang selanjutnya disebut BET adalah buku yang digunakan untuk mengirim Takah sehingga dapat diketahui siapa penerima Takah tersebut.
9. Buku Indeks Persoalan yang selanjutnya disebut BIP adalah buku yang berisi kode-kode tentang pokok persoalan (PP) dan anak persoalan (AP), digunakan untuk menetapkan nomor Takah.
BAB II
SARANA DAN PERLENGKAPAN TAKAH
Pasal 2(1) Sarana dan perlengkapan Takah meliputi:
a. MT;
b. LC;
c. BDPT;
d. KPPT;
e. BET;
f. BIP.
(2) Sarana dan perlengkapan Takah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disederhanakan dengan memakai Map biasa dengan penjepit, apabila BET tidak disiapkan secara khusus dapat menggunakan buku ekspedisi biasa.
(3) Format perlengkapan Takah sebagaimana tercantum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dengan peraturan ini.
Pasal 3Pejabat yang terlibat dalam penanganan Takah adalah:
a. agendaris, yang menilai surat/naskah tersebut perlu ditakahkan atau tidak;
b. petugas Takah, yang menentukan berlangsungnya proses tata naskah dengan membuka, mengendalikan sampai dengan menutupnya;
c. pejabat tata usaha, yang mengawasi kelancaran pelaksanaan Takah di kesatuan masing-masing;
d. Kasatker/pejabat yang menerima Takah, yaitu selaku pejabat yang dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan/kebijaksanaan.
BAB III
PROSEDUR
Bagian Kesatu
Kriteria
Pasal 4Prosedur pelaksanaan dalam penanganan Takah adalah dimulai dari proses penilaian naskah, pengagendaan, pembukaan, pemrosesan sampai dengan penutupan dan berakhir di penyimpanan/penyusutan.
Pasal 5Jenis naskah terdiri dari:
a. naskah tunggal, yaitu naskah satu-satunya dan tidak mempunyai lampiran;
b. naskah berlampiran, yaitu naskah yang mempunyai lampiran;
c. naskah bersublampiran, yaitu naskah berlampiran yang mempunyai lampiran;
d. naskah sisipan, yaitu naskah yang diletakkan di antara naskah yang satu dengan naskah yang lain di dalam MT.
Pasal 6Penentuan naskah yang akan ditakahkan memerlukan kriteria sebagai berikut:
a. naskah tersebut memerlukan tindak lanjut/kegiatan yang berlanjut; atau
b. melibatkan beberapa pejabat atau beberapa fungsi;
c. atas perintah pimpinan;
d. naskah yang ditakahkan adalah naskah asli, apabila diperlukan naskah tembusan dapat juga ditakahkan;
e. naskah yang ditakahkan harus diteliti:
1. apakah naskah tersebut sudah ada takahnya atau belum;
2. apabila sudah ada, diteliti kembali apakah sudah ditutup atau masih dalam proses, apabila sudah ditutup dan belum melebihi jangka waktu enam bulan, takah tersebut dibuka kembali;
3. apabila belum pernah dibuka takah mengenai permasalahan tersebut, dibuka takah baru.
Penomoran
Pasal 7Setiap naskah yang ditakahkan diberi kode sebagai berikut:
a. naskah tunggal diberi kode: N - 1, N - 2, N - 3 dan seterusnya dituliskan dengan diberi lingkaran seperti berikut:
dan seterusnya;
b. naskah berlampiran diberi kode sebagai berikut:
N - 1A (untuk naskah lampiran pertama);
N - 1B (untuk naskah lampiran kedua) dan seterusnya;
c. naskah bersublampiran diberi kode N - 1A (a) dan seterusnya;
d. naskah sisipan diberi kode:
N - 1 (1) (untuk naskah sisipan di antara N-1 dan N-2);
N - 6 (1) (untuk naskah sisipan di antara N-6 dan N-7) dan seterusnya;
e. naskah sisipan berlampiran diberi kode N - 1 (1) (A) dan seterusnya.
Bagian Ketiga
Penataan Naskah
Pasal 8Setiap naskah yang sudah dicatat di dalam LC, dimasukkan ke MT dengan ketentuan sebagai berikut:
a. naskah ditempatkan di sebelah kanan MT, urutannya harus secara kronologis sesuai urutan tanggal penerimaan;
b. naskah pertama berada di paling bawah, sedangkan naskah yang berikutnya, diletakkan di atasnya (N - 1 berada di paling bawah, N - 2 berada di atasnya, dan seterusnya);
c. penataan naskah sama dengan penataan LC, perbedaannya terdapat pada letak penjepit; susunan naskah dijepit di bagian kanan MT sedangkan LC dijepit di bagian kiri.
Pasal 9(1) Proses kegiatan takah dilaksanakan sebagai berikut:
a. penomoran takah, dilakukan dengan mengambil nomor/kode yang terdapat dalam BIP yang terdiri dari Pokok Persoalan (PP), Anak Persoalan (AP), dan Cucu Persoalan (CP), dengan susunan PP/AP/CP/Kode Satorg;
b. peredaran takah, dilaksanakan dengan tertib dengan cara:
1. setelah naskah dan LC dibuka dan dicatat, takah siap untuk diajukan kepada Kastker/Pimpinan untuk mendfapoatkan pengarahan/petunjuk;
2. apabila Kasatker/Pimpinan atau petugas agenda/takah memerlukan saran/bantuan pejabat lain, maka segera meneruskan kepada pejabat terkait lainnya, dan paling lama tiga hari diproses oleh setiap pejabat penerima;
3. pejabat yang dituju oleh Kasatker setelah membaca dan mempelajari, kemudian memberi tanggapan pada LC dengan membubuhkan Catatan Kedua (C-2) dengan membubuhkan tanggal dan tanda tangan, kemudian dikirim kembali ke Kataud Satorg pengirim/pembuka takah untuk diteruskan kepada pejabat lainnya;
c. pengendalian takah, dilaksanakan oleh petugas takah/pejabat pembuka takah dengan mempergunakan perlengkapan takah yaitu KPPT dan BET;
d. penutupan takah, dilaksanakan oleh petugas takah apabila permasalahannya telah selesai dan apabila persoalan yang sudah ditutup dalam batas waktu 6 (enam) bulan muncul kembali, maka dibuka takah baru dengan mencantumkan kode I, II, III, dst pada sudut kanan atas Map Takah lama/baru;
e. pemeliharaan takah, dilaksanakan dengan rapi dan hati-hati;
f. penyimpanan takah, ditempatkan terpisah dari tempat penyimpanan naskah lainnya dan disesuaikan dengan ketentuan tata kearsipan;
g. penyusutan takah, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan jadwal retensi arsip.
(2) Dalam hal penomoran verbal yang ditakahkan, maka susunannya adalah Nomor: Bentuk Naskah Dinas/Nomor Verbal-PP/AP/CP/Kode Satorg.
(3) Dalam menentukan PP untuk surat, didasarkan kepada pendahuluan dan isi surat, sedangkan untuk naskah dinas lainnya berdasarkan judul naskah, konsideran dan diktum.
(4) Setiap PP dapat melihat BIP yang berisi 37 PP dan mencari satu dari 37 PP tersebut, apabila tidak ada dapat mengajukan ke Setum Polri.
(5) Dalam menentukan AP dapat melihat dari penjabaran PP yang tertuang dalam BIP dan apabila tidak dijumpai dalam BIP, dapat diajukan ke Setum Polri untuk selanjutnya diteliti dan disahkan sebagai AP.
(6) Dalam menentukan CP diserahkan ke Satorg masing-masing disesuaikan dengan nomor urut pada BDPT.
(7) Pemberian kode/indeks persoalan untuk membuka takah sebagaimana tercantum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dengan peraturan ini.
BAB IV
KETENTUAN LAIN-LAIN
Pasal 10(1) Pengadaan perlengkapan takah harus mempertimbangkan efisiensi anggaran dan keabsahan bentuk serta format perlengkapan takah.
(2) Prosedur pengajuan revisi takah dilakukan secara tertulis kepada Kapolri melalui Kasetum Polri.
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 11Pada saat Peraturan Kapolri ini mulai berlaku, maka Surat Keputusan Kapolri No. Pol. Skep/1308/X/2000, tanggal 10 Oktober 2000 tentang Tata Naskah di Lingkungan Polri dinyatakan tetap berlaku, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan ini.
Pasal 12Peraturan Kapolri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kapolri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 17 Agustus 2007
KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA,
Drs. SUTANTO
JENDERAL POLISI
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 28 Agustus 2007
MENTERI HUKUM DAN HAM
REPUBLIK INDONESIA,
ANDI MATTALATTA
