KETENTUAN UMUM
Prinsip Penyusunan SOP meliputi:
a. efisiensi dan efektifitas;
b. berorientasi pada pengguna;
c. kejelasan dan kemudahan;
d. keselarasan;
e. keterukuran;
f. dinamis;
g. kepatuhan hukum; dan
h. kepastian hukum.
(1) Prinsip efisiensi dan efektifitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, prosedur yang distandarkan singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan dan memerlukan sumberdaya yang paling sedikit.
(2) Prinsip berorientasi pada pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, prosedur yang distandarkan mempertimbangkan kebutuhan pengguna.
(3) Prinsip kejelasan dan kemudahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan.
(4) Prinsip keselarasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, SOP yang dibuat selaras dengan SOP lain yang terkait.
(5) Prinsip keterukuran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e, meliputi hasil, waktu dan proses pencapaian hasil pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya.
(6) Prinsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan.
(7) Prinsip kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf g, bahwa SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
(8) Prinsip kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf h, bahwa SOP yang disusun mampu memberikan kepastian hukum akan prosedur, kualifikasi pelaksana dan mutu baku karena ditetapkan dengan keputusan Kepala Daerah.
TAHAPAN
Pasal 4
(2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui tahapan penyusunan sebagai berikut:
a. persiapan;
b. identifikasi kebutuhan SOP;
c. analisis kebutuhan SOP;
d. penulisan SOP;
e. verifikasi dan ujicoba SOP;
f. pelaksanaan;
g. sosialisasi;
h. pelatihan dan pemahaman; dan
i. monitoring dan evaluasi.
b. identifikasi kebutuhan SOP;
c. analisis kebutuhan SOP;
d. penulisan SOP;
e. verifikasi dan ujicoba SOP;
f. pelaksanaan;
g. sosialisasi;
h. pelatihan dan pemahaman; dan
i. monitoring dan evaluasi.
(3) Tahapan penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I Peraturan Menteri ini.
PERSIAPAN
(1) Identifikasi kebutuhan SOP masing-masing SKPD dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan fungsi SKPD.
(2) Identifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pada masing-masing SKPD dan disusun menurut tingkatan unit kerja.
(3) Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP.
ANALISIS KEBUTUHAN SOP
Pasal 7
(1) Dokumen inventarisasi judul SOP sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 ayat (3) dijadikan bahan analisis kebutuhan SOP.
(2) Hasil analisis dibuat dalam format nama dan kode nomor SOP yang ditetapkan dengan keputusan kepala daerah.
(3) Format nama dan kode nomor SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran I Peraturan Menteri ini.
PENULISAN SOP
Bagian Kesatu
Dasar
Pasal 8
Syarat dan Kriteria
(1) SOP dibuat dalam bentuk tabel, tertulis dan diagram alur.
(2) Format SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II Peraturan Menteri ini.
Penyusun
Pasal 11
(1) Pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja melakukan penyusunan SOP.
(2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh Sekretaris SKPD dan/atau Pejabat yang membidangi ketatausahaan.
(3) Penyusunan SOP lintas SKPD dikoordinasikan oleh Sekretaris Daerah.Verifikasi dan Uji Coba
Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba ditetapkan menjadi SOP dengan keputusan kepala daerah.
PELAKSANAAN
Pasal 14
a. telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan;
b. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai;
c. sumberdaya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai;
d. telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai di lingkungan pemerintah daerah; dan
e. mudah diakses dan dilihat.SOSIALISASI
Pelatihan dan pemahaman sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf h dilakukan dalam bentuk rapat, bimbingan teknis, pendampingan ataupun pada pelaksanaan sehari-hari.
MONITORING DAN EVALUASI
Bagian Kesatu
Monitoring
Pasal 17
Evaluasi
Pasal 18
(1) Untuk mengetahui efektifitas dan kualitas SOP, dilakukan evaluasi pelaksanaan SOP.
(2) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai bahan penyempurnaan SOP.
(3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setiap akhir tahun.(4) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan koordinator sebagaimana dimaksud dalam pasal 11 ayat (2) serta berkoordinasi dengan Biro Organisasi dan/atau Bagian Organisasi.
PENGAWASAN PELAKSANAAN
(1) SOP yang diberlakukan perlu dikaji ulang minimal sekali dalam 2 (dua) tahun.
(2) Pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh tim yang terdiri dari unsur pimpinan, pelaksana, dan unit kerja yang menangani SOP.
(3) SOP yang telah disempurnakan ditetapkan dengan keputusan kepala daerah.PELAPORAN
Pasal 21
(1) Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD Kabupaten/Kota dilaporkan kepada Bupati/Walikota.
(2) Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota dilaporkan kepada Gubernur.
(3) Hasil pelaksanaan SOP pada Pemerintah Provinsi dilaporkan kepada Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri.
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 22
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan menempatkannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 4 November 2011
MENTERI DALAM NEGERI
REPUBLIK INDONESIA,
GAMAWAN FAUZI
Diundangkan di Jakartapada tanggal 4 November 2011
MENTERI DALAM NEGERI
REPUBLIK INDONESIA,
GAMAWAN FAUZI
Pada tanggal 11 November 2011
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
AMIR SYAMSUDDIN
