bn250-2012

BAB I
KETENTUAN UMUM

Bagian Kesatu
Pengertian

(1) Maksud pembentukan LPSE ini adalah sebagai pedoman bagi unit-unit kerja di lingkungan Kementerian Kehutanan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara elektronik.

(2) Tujuan pembentukan LPSE di lingkungan Kementerian Kehutanan, adalah sebagai berikut:

a. meningkatkan transparansi dan akuntabilitas;
b. meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat;
c. meningkatkan efisiensi proses pengadaan;
d. melayani akses informasi.

(3) Ruang lingkup Peraturan Menteri Kehutanan ini meliputi:

a. Etika;
b. Tugas;
c. Fungsi dan tanggung jawab;
d. Hubungan tata kerja para pihak terkait; dan

e. Mekanisme dan prosedur dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik di lingkungan Kementerian Kehutanan.

Pasal 3Para Pihak Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik di lingkungan Kementerian Kehutanan terdiri atas:
a. LPSE Kementerian Kehutanan;
b. Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran;
c. Pejabat Pembuat Komitmen;
d. Panitia Pengadaan atau ULP; dan
e. Penyedia Barang/Jasa.

BAB II
Etika Pengadaan

Pasal 4

(1) Para Pihak Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik di lingkungan Kementerian Kehutanan wajib mematuhi etika pengadaan sebagaimana diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo. Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

(2) Selain mematuhi etika sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Para Pihak Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik di lingkungan Kementerian Kehutanan, diwajibkan untuk:

a. menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan kode akses (user iddan password);

b. menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan data dan informasi elektronik yang tidak diperuntukkan untuk umum; dan

c. memenuhi ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa secara elektronik.

(1) LPSE Kementerian Kehutanan memiliki tugas meliputi:

a. memfasilitasi PA/KPA mengumumkan Rencana Umum Pengadaan;

b. memfasilitasi Panitia Pengadaan/ULP menayangkan pengumuman pelaksanaan pengadaan;

c. memfasilitasi Panitia Pengadaan/ULP melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik;

d. memfasilitasi penyedia barang/jasa dan pihak-pihak yang berkepentingan menjadi pengguna SPSE; dan

e. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan.

(2) LPSE Kementerian Kehutanan tidak melaksanakan dan tidak bertanggungjawab terhadap pembuatan paket pengadaan barang/jasa pemerintah, penentuan metode dan persyaratan pengadaan, penyusunan jadwal pengadaan dan perubahannya, isi dokumen pengadaan beserta adendum-nya, isi pengumuman, isian data kualifikasi dari penyedia barang/jasa, berita acara pemberian penjelasan, isi dokumen penawaran, hasil evaluasi, berita acara hasil pelelangan/seleksi/pemilihan langsung, penetapan pemenang dan pengumuman, serta isi sanggahan dan jawaban.

(3) LPSE Kementerian Kehutanan memberitahukan kepada PPK apabila ditemukan penyimpangan-penyimpangan prosedur atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik, dengan tembusan kepada Inspektur Jenderal Kementerian Kehutanan.

Pasal 7Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1), LPSE Kementerian Kehutanan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

a. penyusunan program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi dan pelaporan, pengelolaan pengadaan barang/jasa secara elektronik di lingkungan Kementerian Kehutanan;

b. pengelolaan SPSE berikut infrastrukturnya;
c. pelaksanaan registrasi dan verifikasi SPSE;
d. pelaksanaan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian SPSE.

Pasal 8(1) LPSE Kementerian Kehutanan terdiri atas:

a. Pengarah secara ex-officio dijabat oleh Sekretaris Jenderal Kementerian Kehutanan; dan

b. Pelaksana.

(2) Pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri atas:

a. Penanggung jawab;
b. Ketua;
c. Wakil Ketua;
d. Sekretaris;
e. Tim Pelatihan dan Sosialisasi;
f. Tim Layanan Pengguna;
g. Tim Registrasi dan Verifikasi; dan
h. Tim Administrasi Sistem.

(3) LPSE Kementerian Kehutanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan sebagai Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan.

(4) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dibentuk dan ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kehutanan atau pejabat yang ditunjuk.

Bagian Kedua
Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran

Pejabat Pembuat Komitmen memiliki tugas dan tanggung jawab:
a. Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi:

1) Spesifikasi teknis barang/jasa;
2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
3) rancangan kontrak.
b. Menerbitkan Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa;
c. Menandatangani kontrak;
d. Melaksanakan kontrak dengan Penyedia barang/jasa;
e. Mengendalikan pelaksanaan kontrak;
f. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada PA/KPA;

g. Menyerahkan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan;

h. Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan;

i. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan barang/jasa;

j. Menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis (aanwizjer) untuk membantu pelaksanaan tugas ULP; dan

k. Menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada penyedia barang/jasa.

Bagian Keempat
Panitia Pengadaan/ULP

Pasal 11Panitia Pengadaan/ULP memiliki tugas dan tanggung jawab:
a. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;
b. Menetapkan dokumen pengadaan;
c. Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran;

d. Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di website Kementerian Kehutanan, Portal LPSE Kementerian Kehutanan, dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE;

e. Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi;

f. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk;

g. Menjawab sanggahan;
h. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa; dan

i. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada PPK dan/atau Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran.

Bagian Kelima
Penyedia Barang/Jasa

(1) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan menjalin hubungan kerja dengan PA/KPA, PPK, Panitia Pengadaan/ULP, Pejabat Pengadaan di lingkungan Kementerian Kehutanan.

(2) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan berkoordinasi dengan LKPP.

Pasal 14

(1) Hubungan kerja Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan dengan PA/KPA, PPK, dan Panitia Pengadaan/ULP, meliputi:

a. pemberian dukungan teknis berkaitan dengan penayangan rencana umum pengadaan dan pengumuman pengadaan dalam Portal Pengadaaan Nasional;

b. koordinasi dan konsultasi dalam rangka penyelesaian permasalahan teknis proses pengadaan barang/jasa secara elektronik;

c. pelaporan laporan hasil pengolahan data SPSE (e-reporting) terkait dengan proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; dan

d. penerimaan masukan untuk peningkatan layanan yang diberikan oleh Unit LPSE Kementerian Kehutanan.

(2) Kegiatan Koordinasi Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan dengan LKPP, antara lain:

a. konsultasi yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa secara elektronik; dan

b. data dan informasi pengadaan barang/jasa secara elektronik.

BAB V
MEKANISME DAN PROSEDUR

(1) Substansi Mekanisme dan Prosedur Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a wajib memenuhi persyaratan dan tahapan sebagai berikut:

a. Bagi Penyedia Barang/Jasa:

1. Melakukan pendaftaran secara online melalui aplikasi SPSE;

2. Mengisi dan menyerahkan formulir pendaftaran serta formulir keikutsertaan dengan dilampiri salinan dokumen penunjang dan menunjukkan dokumen asli yang terdiri atas:

a) KTP Direktur/Pemilik Perusahaan/Pejabat yang berwenang di perusahaan;

b) Akta Pendirian Perusahaan dan Akta Perubahan Terakhir (bila ada);

c) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Badan Usaha/Penanggung Jawab Perusahaan bagi perusahaan perseorangan, atau perorangan bagi penyedia barang/jasa perorangan; dan

d) Surat Ijin Usaha sesuai bidang usaha masing-masing.

b. Bagi Pengguna SPSE selain Penyedia Barang/Jasa, menunjukkan asli dan menyerahkan salinan surat tugas dan/atau surat keputusan dari instansi masing-masing.

(2) Verifikasi kepada penyedia barang/jasa adalah kegiatan pemeriksaan terhadap kebenaran pelaporan dokumen sebagaimana dipersyaratkan pada ayat (1) butir a angka 2 dengan tujuan otentifikasi identitas penyedia barang/jasa yang diasosiasikan dengan User ID dan Password sebagai representasi dari penanggung jawab suatu Badan Usaha/Perusahaan Perseorangan atau Perorangan.

(3) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan tidak perlu menambahkan persyaratan registrasi selain yang diatur pada ayat (1) peraturan ini.

(4) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan tidak perlu melakukan pemeriksaan lapangan.

(5) Proses verifikasi tidak meniadakan proses pengisian, pengiriman data kualifikasi oleh penyedia barang/jasa dan klarifikasi data kualifikasi oleh Panitia Pengadaan/ULP dalam proses Pengadaan barang/jasa.

(6) Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 2 dapat diperoleh pada aplikasi SPSE.

(7) Pengguna SPSE selain penyedia barang/jasa yang dimaksud pada ayat (1) huruf b adalah ULP/Pejabat Pengadaan, PPK, Auditor, atau entitas lain yang ditetapkan dalam syarat dan ketentuan penggunaan SPSE.

Bagian Kedua
Layanan Penggunaan LPSE

Pasal 17Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan menyediakan:

1. Ruang layanan pemasukan penawaran (bidding room), pelatihan dan verifikasi.

2. Akses internet dan/atau intranet untuk pengguna SPSE yang berkunjung ke lokasi LPSE Kementerian Kehutanan.

3. Pelayanan konsultasi penggunaan SPSE melalui internet, telepon dan kunjungan ke lokasi LPSE Kementerian Kehutanan.

4. Pengumuman atau informasi kepada pengguna SPSE jika sedang menghadapi permasalahan teknis yang dapat menghambat aktivitas penggunaan SPSE.

Bagian Ketiga
Penanganan Masalah (Error Handling)

Pasal 18

(1) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan menangani masalah teknis yang terjadi dalam penyelenggaraan SPSE.

(2) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan menjadi saksi dalam hal dokumen penawaran tidak dapat dibuka oleh ULP/Pejabat Pengadaan dan menuangkan dalam berita acara kesaksian.

(3) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan dapat meneruskan kendala teknis ke LKPP jika berkaitan dengan:

a. Permasalahan aplikasi SPSE yang tidak dapat diselesaikan oleh Unit LPSE Kementerian Kehutanan.

b. Permasalahan yang belum tercakup dalam aplikasi SPSE.

Bagian Keempat
Pemeliharaan dan Pengamanan Infrastruktur LPSE

(1) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan melakukan monitoring harian terhadap kondisi dan kapasitas hardisk dan RAM serta melakukan penggantian/penambahan jika komponen tersebut mengalami kondisi kritis.

(2) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan membuat pengaturan bandwith internet dan pemantauan traffic.

(3) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan melakukan pemantauan terhadap koneksi internet server SPSE dan segera mengambil langkah yang diperlukan jika terjadi gangguan koneksi.

(4) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan memberikan pengumuman jika sedang melakukan proses pemeliharaan server SPSE dan/atau perangkat lainnya.

(5) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan memantau kinerja piranti lunak, piranti keras dan jaringan, serta melakukan peningkatan/penggantian/penambahan jika diperlukan.

(6) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan memberikan akses kepada LKPP untuk melakukan pemantauan server SPSE.

Bagian Keenam
Pengarsipan Dokumen Elektronik (File Backup)

Pasal 21

(1) Pengelola LPSE Kementerian Kehutanan harus melakukan backup terhadap file sistem dan data base SPSE.

(2) Backup harus disimpan dalam media penyimpanan yang mudah dipindah (portable) dan diletakkan di suatu tempat yang aman dan terpisah dari ruang server.

(3) Ketentuan pengarsipan dokumen elektronik mengikuti ketentuan yang berlaku.

(1) Pertukaran Dokumen Elektronik dalam rangka pengadaan barang/jasa secara elektronik di Lingkungan Kementerian Kehutanan, dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Proses e-procurement di lingkungan Kementerian Kehutanan dilakukan melalui portal LPSE Kementerian Kehutanan;

b. User ID dan Password seluruh pengguna sistem e-procurement di lingkungan Kementerian Kehutanan merupakan representasi dari pengguna dan terasosiasi terhadap seluruh aktivitas dalam e-procurement;

c. User ID dan Password sebagaimana dimaksud pada huruf b terasosiasi terhadap seluruh dokumen elektronik yang dikirimkan ke sistem e-procurement sehingga diakui sebagai salah satu komponen yang mengesahkan dokumen tersebut;

d. Autentikasi dokumen elektronik dalam pelaksanaan e-procurement menggunakan metodologi MD5 yang menghasilkan sidik jari (hash key) yang unik bagi tiap-tiap dokumen elektronik; dan

e. Dalam hal penyedia barang/jasa telah memberikan persetujuan dan memberikan pernyataan bahwa dokumen elektronik yang dikirimkan sesuai dengan dokumen yang diterima oleh sistem e-procurement berdasarkan hash key yang dihasilkan dari metodologi MD5, maka penyedia dianggap telah menandatangani dokumen tersebut secara elektronik.

(2) Seluruh dokumen elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dan d dapat diberlakukan sama dengan dokumen tertulis, kecuali dokumen yang harus dibuat secara tertulis mengacu pada Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

BAB VII
KETENTUAN PENUTUP

Pasal 24Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 23 Februari 2012
MENTERI KEHUTANAN
REPUBLIK INDONESIA,

ZULKIFLI HASAN

Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 28 Februari 2012
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN

*belum dalam bentuk lembaran lepas