KETENTUAN UMUM
Bagian Kesatu
Pengertian
Prinsip-prinsip Pengurusan Dosir meliputi:
a. benar, yaitu elemen-elemen data yang tertulis dalam data/dokumen autentik sesuai dengan aslinya, keadaan dan keberadaan PNS dan TNI yang bersangkutan atau sesuai dengan kenyataannya.
b. lengkap, yaitu elemen data baik yang tertulis dalam data/dokumen autentik maupun jenis/jumlahnya yang ada dalam Dosir tidak ada kekurangan dan sesuai dengan yang dibutuhkan.
c. absah, yaitu Dokumen Autentik yang ada dalam Dosir berkaitan dengan status keberadaan PNS dan TNI yang bersangkutan, dan sesuai dengan ketentuan/aturan yang berlaku serta sah sesuai dengan aslinya.
d. mutakhir, yaitu setiap Dokumen Autentik yang ada dalam Dosir selalu mengikuti perkembangan, sesuai dengan keadaan, kondisi, dan kenyataan terakhir PNS dan TNI yang bersangkutan.
e. aman dan rahasia, yaitu Dosir disimpan bebas dari bahaya/gangguan dan terlindung, serta hanya dapat diketahui oleh Pejabat Yang Berwenang dan Pejabat Pengurus Dosir.
Maksud dan Tujuan
Pasal 3
a. mewujudkan Pengurusan Dosir PNS dan TNI di lingkungan Kemhan yang benar, lengkap, absah dan mutakhir, dan
b. memberikan pelayanan prima dalam pembinaan administrasi kepegawaian.
ORGANISASI DAN WEWENANG
PENYELENGGARA PENGURUSAN DOSIR
Bagian Kesatu
Organisasi Penyelenggara Pengurusan Dosir
Pasal 4
(1) Organisasi penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI, terdiri atas tingkat I dan tingkat II.
(2) Organisasi penyelenggara Pengurusan Dosir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu:
a. Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan yang didelegasikan pada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai satuan kerja penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat II; dan
b. Satker/Subsatker di lingkungan Kementerian Pertahanan dalam hal ini pejabat yang membidangi Kepegawaian sebagai Penyelenggara Pengurusan Dosir PNS dan TNI tingkat I.
Wewenang Penyelenggara Pengurusan Dosir
(1) Penyelenggaraan Pengurusan Dosir PNS dan TNI memerlukan sarana dan prasarana yang memadai agar data/Dokumen Autentik PNS dan TNI senantiasa dalam kondisi terawat dan cepat tersaji apabila dibutuhkan;
(2) Sarana dan prasarana Pengurusan Dosir/Dosir Elektronik dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi;
(3) Sarana dan prasarana Pengurusan Dosir/Dosir Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pelaksanaan Kegiatan
Pasal 7
a. pencatatan;
b. penataan;
c. penyimpanan;
d. pemeliharaan;
e. penyajian;
f. penilaian; dan
g. pemisahan.
(1) Tahap pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a dokumen autentik diterima dan diurut sesuai waktu penerimaan dengan menggunakan:
a. buku agenda;
b. buku register untuk mencatat data perorangan yang relatif tidak berubah;
c. kartu Induk PNS/TNI untuk mencatat data perseorangan PNS/TNI yang relatif berubah dan yang mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung terhadap keadaan PNS/TNI yang bersangkutan; dan
d. Dokumen Autentik tertentu (foto depan, foto samping, Kartu Penunjukan Istri/Kartu Penunjukan Suami, akte kelahiran, surat permohonan menjadi PNS dan TNI, pengangkatan dan inpassing pertama) dilaksanakan penyimpanan data pada komputer untuk dijadikan Dosir Elektronik.
(2) Tahap penataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b Dokumen Autentik yang telah dicatat selanjutnya ditata dengan maksud:
a. data yang dicatat dalam buku register dan kartu induk pegawai sesuai dengan kenyataan;
b. mudah dicocokkan dengan data hasil pengolahan komputer di Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan; dan
c. apabila ditemukan data yang berbeda dilakukan tindakan sebagai berikut:
1) Data dari Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan tidak mutakhir, dimintakan kekurangan Dokumen Autentik atas nama pegawai yang bersangkutan ke satker terkait.
2) Data dari Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan lebih mutakhir dicatat dan diberitahukan ke satker yang bersangkutan.
(3) Tahap penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c Dokumen Autentik dimasukkan dalam sampul dan disimpan di lemari/rak Dosir agar terjamin keamanan, kerahasiaan, dan terhindar dari segala sesuatu yang merugikan, diatur sebagai berikut:
a. Dokumen Autentik dimasukkan dalam sampul Dosir;
b. semua dokumen yang akan dimasukkan ke dalam sampul Dosir di bubuhi cap "khusus untuk Dosir';
c. sampul Dosir PNS dan TNI disusun menurut golongan, pangkat/NRP/NIP, satuan, disimpan dalam lemari dosir; dan
d. kartu induk pegawai dimasukkan dalam map kartu induk pegawai, disusun menurut golongan, pangkat, NRP/NIP, serta disimpan dalam lemari.
(4) Tahap pemeliharaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf d data autentik agar tetap terawat dengan baik, dilakukan kegiatan meliputi :
a. penyedotan debu secara berkala;
b. penyemprotan insektisida dan pemberian kamper secara periodik;
c. sirkulasi/pergantian udara dan penerangan cukup memadai.
(5) Tahap penyajian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai penyelenggara Dosir berperan sebagai satker yang dapat menyajikan data PNS dan TNI secara cepat, benar, lengkap, absah, dan mutakhir untuk kepentingan kenaikan pangkat, sidang jabatan, dan pensiun.
(6) Tahap penilaian dan pemisahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf f dan huruf g dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut:
a. bagian pengurusan Dosir, menilai/memisahkan Dosir PNS dan TNI yang telah diberhentikan/pensiun dan memindahkan ke Dosir purna tugas setelah diterbitkan keputusan pemberhentian/pensiun; dan
b. bagian pengurusan Dosir purna tugas memisahkan Dosir yang telah pensiun selama 30 (tiga puluh) tahun sejak yang bersangkutan pensiun/diberhentikan, untuk dimusnahkan sesuai dengan ketentuan dalam pemusnahan arsip.
(1) Peminjaman Dosir dilaksanakan terbatas pada hal-hal yang sangat penting dalam rangka menjaga keabsahan dan kerahasiaan data/Dokumen Autentik PNS dan TNI yang bersangkutan.
(2) Peminjaman Dosir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didasarkan pada permohonan resmi dari pejabat yang berkepentingan.
a. waktu peminjaman, satu hari kerja dan dapat diperpanjang dengan pemberitahuan sebelumnya kepada pejabat pengurus dosir;
b. dalam hal data/Dokumen Autentik belum dikembalikan lebih dari satu hari tanpa pemberitahuan sebelumnya, pejabat pengurus Dosir wajib menanyakan kepada peminjam;
c. penggandaan/fotokopi data/Dokumen Autentik hanya dapat dilakukan oleh petugas pengurus Dosir.
Pemindahan Dosir
Pemindahan Dosir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 yaitu pemindahan yang disebabkan:
a. pemindahan secara organik seseorang/sejumlah PNS dan TNI antar satker di lingkungan Kementerian Pertahanan; dan
b. pemindahan secara organik seseorang/sejumlah PNS dan TNI dari Satker di lingkungan Kemhan ke Mabes TNI dan Angkatan dan sebaliknya.
Data/Dokumen Autentik
Pasal 14
a. periode pengadaan/penyediaan;
b. periode pendidikan;
c. periode penggunaan dan perawatan; dan
d. periode pemisahan.
(1) Data/Dokumen Autentik PNS dan TNI periode pendidikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b untuk PNS terdiri atas:
a. petikan keputusan pengangkatan sebagai calon PNS;
b. petikan keputusan/perintah penempatan jabatan di kesatuan; dan
c. fotokopi Surat Tanda Lulus Pendidikan dan Pelatihan prajabatan yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.
(2) Data/Dokumen Autentik PNS dan TNI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b untuk TNI terdiri atas:
a. salinan/fotokopi keputusan pendidikan dasar/pembentukan/ kecabangan;
b. salinan/fotokopi petikan keputusan pengangkatan sebagai prajurit;
c. berita acara sumpah prajurit; dan
d. salinan/fotokopi petikan keputusan penempatan pertama .
(1) Data/Dokumen Autentik PNS dan TNI pada periode penggunaan dan perawatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c terdiri atas:
a. salinan/fotokopi petikan keputusan/perintah penempatan dalam jabatan;
b. surat perintah penugasan/pengembalian dan tugas di dalam/Iuar negeri;
c. petikan keputusan pemberian hukuman;
d. surat Izin nikah/talak/rujuk;
e. salinan/fotokopi surat nikah/talak/rujuk;
f. salinan/fotokopi surat akte kelahiran/kenal lahir anak;
g. salinan/fotokopi surat kematian istri/suami/anak;
h. salinan/fotokopi petikan keputusan pemberhentian sementara dari jabatan (skorsing);
i. salinan/fotokopi petikan keputusan pengaktifan kembali dalam jabatan;
j. salinan/fotokopi petikan keputusan pemberian tanda jasa/penghargaan dan salinan piagamnya;
k. salinan/fotokopi petikan keputusan perubahan nama sendiri dan surat pemberitahuan perubahan nama istri/suami/anak; dan
l. salinan/fotokopi petikan keputusan pengesahan pindah agama.
(2) Data/Dokumen Autentik PNS dan TNI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk PNS ditambah:
a. petikan keputusan pengangkatan sebagai PNS;
b. petikan keputusan kenaikan pangkat/penurunan pangkat;
c. petikan keputusan/perintah pemindahan jabatan;
d. surat izin untuk mengikuti pendidikan umum;
e. salinan/fotokopi Ijasah Dik umum/kursus/Dikjab yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang;
f. berita acara pengambilan sumpah/janji PNS;
g. petikan keputusan peninjauan masa kerja penyesuaian gaji/inpassing;
h. salinan izin cuti tahunan/besar/bersalin/sakit/di luar tanggungan negara dan karena alasan penting;
i. surat perintah kenaikan gaji berkala;
j. fotokopi kartu pegawai;
k. fotokopi kartu penunjukan istri/suami;
l. petikan keputusan sebagai pengurus Korpri; dan
m. daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3)/penilaian prestasi kerja (disimpan dalam dosir selama lima tahun terakhir).
(3) Data/Dokumen Autentik PNS dan TNI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk TNI ditambahkan dengan:
a. salinan/fotokopi petikan keputusan kenaikan pangkat reguler, kenaikan pangkat medan tempur serta pemberian/ pencabutan pangkat lokal dan penurunan pangkat bagi Ba/Ta;
b. salinan/fotokopi ijazah petikan keputusan ikatan dinas pendek bagi prajurit wajib;
c. salinan/fotokopi ijazah petikan keputusan peralihan status dari prajurit wajib ke prajurit sukarela;
d. salinan/fotokopi surat izin untuk mengikuti pendidikan prajurit/surat izin untuk mengikuti pendidikan umum;
e. salinan/fotokopi ijazah pendidikan umum/prajurit lanjutan;
f. berita acara pengambilan sumpah jabatan;
g. salinan/fotokopi kartu penunjukan istri/suami;
h. salinan/fotokopi petikan keputusan penyesuaian inpassing gaji tahun pertama/lanjutan;
i. salinan izin cuti dinas lama, bersalin, sakit kronis, ibadah haji dan cuti ke luar negeri;
j. salinan/fotokopi petikan Keputusan pindah kesenjataan/kecabangan;
k. hasil pemeriksaan kesehatan;
l. hasil kesamaptaan jasmani; dan
m. daftar penilaian (disimpan dalam dosir selama lima tahun terakhir).
(1) Data/Dokumen Autentik PNS dan TNI pada periode pemisahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf d terdiri atas:
a. surat pemberitahuan bebas tugas/MPP;
b. petikan keputusan/perintah kenaikan pangkat anumerta/ penghargaan/pengabdian;
c. surat keterangan pemyataan cacat/keuzuran jasmani/rohani dari rumah sakit dinas;
d. surat keterangan/berita acara gugur/tewas/meninggal dunia dalam dinas/ hilang/melarikan diri;
e. salinan/fotokopi petikan surat pemberian gelar pahlawan; dan
f. petikan surat pemberhentian/purna tugas.
(2) Data/Dokumen Autentik PNS dan TNI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk PNS ditambah:
a. petikan keputusan pemberian pensiun sendiri;
b. petikan keputusan pemberian pensiun janda/duda/yatim/piatu; dan
c. petikan keputusan pemberian uang tunggu.
(3) Data/Dokumen Autentik PNS dan TNI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk TNI ditambah:
a. salinan/fotokopi petikan keputusan pemberian penghasilan penuh kepada warakawuri/duda selama 6 (enam) bulan, 12 (dua belas) bulan, dan 18 (delapan belas) bulan.
b. salinan/fotokopi petikan keputusan pemberian pensiun/tunjangan bersifat pensiun/ tunjangan/sokongan.
c. salinan/fotokopi petikan keputusan pemberian pensiun, tunjangan warakawuri/ duda, tunjangan anak yatim/piatu dan tunjangan anak yatim-piatu.
PEMBIAYAAN
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 31 Desember 2013
MENTERI PERTAHANAN
REPUBLIK INDONESIA,
pada tanggal 31 Desember 2013
MENTERI PERTAHANAN
REPUBLIK INDONESIA,
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 4 Februari 2004
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
AMIR SYAMSUDIN
Lampiran: bn148-2014
